ปัญหาเรื่องการทำงานที่หน้าที่ไม่ชัดเจน เป็นปัญหาที่พบได้บ่อยในองค์กร ซึ่งอาจจะทำให้เกิดความสับสน ขั้นตอนการทำงานผิดพลาด หรือผลลัพธ์ไม่ได้ตรงตามที่ควรจะเป็น ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของทีมและองค์กรอย่างมาก
ดังนั้น การแก้ไขปัญหาเรื่องการทำงานที่หน้าที่ไม่ชัดเจนนั้นสำคัญมาก และมีวิธีการที่จะช่วยให้เราแก้ไขปัญหานี้ได้ โดยสิ่งที่เราควรทำคือ
เคล็ดลับแนวทางที่ 1
- ตรวจสอบคำอธิบายของงาน – ถ้าคุณมีข้อสงสัยใด ๆ เกี่ยวกับงานของคุณ คุณควรสอบถามผู้บังคับบัญชาของคุณเพื่อให้คุณเข้าใจเพิ่มเติมว่าคุณต้องการทำอะไรและคุณต้องทำมันได้อย่างไร
- ตั้งคำถามให้ชัดเจน – เมื่อคุณได้รับงานใหม่ คุณควรตั้งคำถามให้ชัดเจนกับผู้บังคับบัญชาของคุณว่าคุณควรทำอะไร และอย่าลืมถามเกี่ยวกับเวลาที่คุณควรจะส่งงาน
- ขอแนะนำ – ถ้าคุณไม่มั่นใจว่าคุณจะทำงานได้อย่างถูกต้อง คุณควรขอคำแนะนำจากผู้ที่มีประสบการณ์มากกว่าคุณ หรือจะเป็นผู้บังคับบัญชาของคุณก็ได้
- รายงานความคืบหน้า – หลังจากที่คุณได้รับงานแล้ว คุณควรรายงานความคืบหน้าของคุณแก่ผู้บังคับบัญชาของคุณเพื่อให้เข้าใจว่าคุณได้ทำงานอย่างไรและคุณมีความคืบหน้าเท่าไหร่
- ตั้งเป้าหมาย – การตั้งเป้าหมายจะช่วยให้คุณมีแนวทางในการทำงาน รวมถึงสามารถตรวจสอบ และขอ Feedback จากหัวหน้างานได้อย่างเป็นระยะ ว่าเราทำตรงกับเป้าหมายที่เจ้านายคาดหวังไว้หรือไม่ ?
เคล็ดลับแนวทางที่ 2
- สื่อสารกับผู้บังคับบัญชา การสื่อสารกับผู้บังคับบัญชาเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมาก เพราะว่าผู้บังคับบัญชาเป็นผู้ที่เข้าใจหน้าที่และภาระงานของทีมอย่างลึกซึ้ง ดังนั้นการขอความชัดเจนในเรื่องของหน้าที่จากผู้บังคับบัญชาสามารถช่วยลดปัญหานี้ได้มาก
- ขอคำชี้แจงอย่างชัดเจน การขอคำชี้แจงจากผู้บังคับบัญชาหรือผู้ที่มีความรู้เกี่ยวกับงานเป็นสิ่งที่จำเป็น โดยควรขอให้ชี้แจงละเอียดถี่ถ้วน เช่น รายละเอียดของงานที่ต้องทำ ระยะเวลาที่กำหนดให้ทำ และผลลัพธ์ที่คาดหวังไว้
- สอบถามเพิ่มเติม หากยังมีความไม่ชัดเจน หรือยังมีข้อสงสัยอะไร ก็ควรสอบถามเพิ่มเติมจากผู้ที่มอบหมายงาน โดยทำ List รายการที่เราคิดว่าต้องทำ มาปรับความเข้าใจกันให้ตรงกัน
- ติดต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้รับผิดชอบงาน – หากทำงานแล้วยังไม่ชัดเจนว่าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายคืออะไร ควรทำการติดต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้รับผิดชอบงานเพื่อขอคำแนะนำ หรืออธิบายรายละเอียดงานให้ชัดเจนมากขึ้น จนกว่าจะเข้าใจเรื่องอย่างชัดเจน
- อ่านคู่มือหรือเอกสารที่เกี่ยวข้อง – หากงานที่ได้รับมอบหมายเกี่ยวกับเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ต่างๆ ควรอ่านคู่มือหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อเข้าใจวิธีการทำงาน หรือคำแนะนำที่ช่วยให้การทำงานสามารถเรียนรู้ได้เร็วขึ้น
- ร้องขอคำชี้แจง – หากยังไม่ชัดเจนแม้จะทำตามข้อ 1-5 แล้ว ก็ควรร้องขอคำชี้แจงจากผู้บังคับบัญชาหรือผู้รับผิดชอบงานเพิ่มเติม เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้องตามเป้าหมาย
- รวบรวมข้อมูล – หากยังคงมีความไม่ชัดเจนในการทำงาน ควรรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ เพื่อนำมาศึกษาหาวิธีการทำงานที่เหมาะสม และเลือกวิธีการทำที่เหมาะสมกับสถานการณ์
